Οι επιχειρήσεις που είναι προμηθευτές του δημοσίου υποχρεούνται να συμβληθούν με έναν Πιστοποιημένο Πάροχο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων, ούτως ώστε να εκδίδουν αποκλειστικά ηλεκτρονικά τιμολόγια προς το Ελληνικό Δημόσιο τα οποία θα αποστέλλονται σε ηλεκτρονική μορφή μέσω του δικτύου peppol και του Κέντρου Δια λειτουργικότητας της ΓΓΠΣΔΔ και θα υποβάλλονται απευθείας στις φορολογικές αρχές όπου θα επικυρώνονται αυτόματα από την φορολογική αρχή αμέσως μετά την έκδοσή τους.
Η υποχρέωση υποβολής ηλεκτρονικών τιμολογίων δεν εφαρμόζεται σε:
Οι περιπτώσεις για τις οποίες οι Προμηθευτές δεν υποχρεούνται στην έκδοση Ηλεκτρονικού τιμολογίου είναι:
-
συμβάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του ν. 3978/2011, όταν η σύναψη και η εκτέλεσή τους έχουν χαρακτηριστεί απόρρητες ή πρέπει να συνοδεύονται από ειδικά μέτρα ασφαλείας (άρθρο 148 του ν.4601/2019),
-
συμβάσεις και συναλλαγές που εκτελούνται αποκλειστικά στο εξωτερικό,
-
συναλλαγές, που διέπονται από ειδικούς διαδικαστικούς κανόνες διεθνούς οργανισμού ή διεθνούς συνθήκης ή διακρατικής συμφωνίας,
-
ειδικές συμβάσεις ή συμφωνίες, με αντικείμενο την προμήθεια υλικού μέσω στρατιωτικών πωλήσεων εξωτερικού (άρθρο 151 του ν.4601/2019),
-
συμβάσεις μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα, που ανατίθενται σύμφωνα με τα άρθρα 12 & 247 του ν. 4412/2016 και συμβάσεις παραχώρησης μεταξύ φορέων του δημοσίου τομέα, που ανατίθενται σύμφωνα με το άρθρο 16 του ν. 4413/2016 (άρθρο 2 της αριθ. 52445 ΕΞ 2023/4-4-2023 κ.υ.α.)
-
συμβάσεις ήσσονος αξίας (άρθρο 2 της αριθ. 52445 ΕΞ 2023/4-4-2023 κ.υ.α.) και
-
Λοιπές δαπάνες το ύψος των οποίων είναι έως 2.500 ευρώ (άρθρο 2 της αριθ. 52445 ΕΞ 2023/4-4-2023 κ.υ.α.)
Ερωτήσεις Απαντήσεις για το Ηλεκτρονικό τιμολόγιο στις Δημόσιες Συμβάσεις
Ως PEPPOL (Pan European Public Procurement On Line) ορίζεται μια συλλογή επιχειρησιακών, λειτουργικών, σημασιολογικών και τεχνικών προδιαγραφών, διατάξεων νομικού πλαισίου, λογισμικού και δημόσιου δικτύου δεδομένων, που αναγνωρίζονται εν τω συνόλω μέσω του όρου PEPPOL Interoperability Framework, η υλοποίηση και εφαρμογή των οποίων επιτρέπει στις ευρωπαϊκές (και όχι μόνο) επιχειρήσεις του Ιδιωτικού Τομέα να συναλλάσσονται διασυνοριακά κατά ηλεκτρονικό και ομοιογενή τρόπο με τον Ευρωπαϊκό Δημόσιο Τομέα στη περίπτωση B2G (αλλά και μεταξύ τους στη περίπτωση B2B), εύκολα, με ασφάλεια, αξιοπιστία, εμπιστευτικότητα και αποτελεσματικότητα, όσον αφορά τις διαδικασίες προμηθειών (e-procurement), αυξάνοντας έτσι τον ανταγωνισμό για κρατικές και όχι μόνο συμβάσεις και έχοντας ως αποτέλεσμα την βέλτιστη αξιοποίηση των χρημάτων των φορολογουμένων πολιτών. Στoν Ελληνικό Δημόσιο Τομέα συγκεκριμένα, η εφαρμογή του PEPPOL αφορά το σχεδιασμό, υλοποίηση και αξιοποίηση κατανεμημένων, συνεργαζόμενων υπηρεσιών της διαδικασίας της Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης (e-invoicing), στο πλαίσιο των προμηθειών του Ελληνικού Δημοσίου (ΦΕΚ 2425 Β, 18-7-2020).
Ναι. Στην περίπτωση του συσχετιζόμενου πιστωτικού ηλεκτρονικού τιμολογίου (τύπου 5.1) το ηλεκτρονικό τιμολόγιο θα πρέπει να συσχετισθεί με το αντίστοιχο ή τα αντίστοιχα χρεωστικά που έχουν προηγηθεί, πλην της περίπτωσης μη συσχετιζόμενου ηλεκτρονικού τιμολογίου (τύπου 5.2). Λεπτομέρειες για την ορθή συμπλήρωση του μορφοτύπου για συσχετιζόμενα και μη ηλεκτρονικά τιμολόγια θα βρείτε σε σχετική τεκμηρίωση στο σύνδεσμο: Οδηγός Μορφοτύπου.
Με την παραλαβή του Ηλεκτρονικού Τιμολογίου από την Αναθέτουσα Αρχή αποστέλλεται απαντητικό ενημερωτικό μήνυμα από το ΚΕΔ το οποίο προωθείται από τον Πάροχο στον Προμηθευτή.
Ένα Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο μπορεί να διορθωθεί όταν έχουν συμπληρωθεί λανθασμένα συγκεκριμένα πεδία τα οποία περιλαμβάνουν πληροφορίες δρομολόγησης του τιμολογίου στο πληροφοριακό σύστημα της Αναθέτουσας Αρχής και όχι πληροφορίες που ανήκουν στο υποχρεωτικό περιεχόμενο του τιμολογίου.
Τα πεδία αυτά για ένα χρεωστικό τιμολόγιο είναι:
i. Στοιχείο αναφοράς Αγοραστή (ΒΤ-10):
ii. Στοιχείο αναφοράς αγαθού/ υπηρεσίας/ μελέτης/ έργου (ΒΤ-11):
iii. Στοιχείο αναφοράς σύμβασης (ΒΤ-12):
iv. Στοιχείο αναφοράς εντολής αγοράς (ΒΤ-13):
v. Κωδικός αγοραστή (ΒΤ-46):
Τα πεδία αυτά για ένα πιστωτικό τιμολόγιο τύπου 5.1 είναι:
Στοιχείο αναφοράς Αγοραστή (ΒΤ-10):
i. Στοιχείο αναφοράς Αγοραστή (ΒΤ-10):
iii. Στοιχείο αναφοράς σύμβασης (ΒΤ-12):
iv. Στοιχείο αναφοράς εντολής αγοράς (ΒΤ-13):
v. Κωδικός αγοραστή (ΒΤ-46):
Για τους σκοπούς της ηλεκτρονικής τιμολόγησης, δεν μπορεί να θεωρηθεί ότι αποτελούν ηλεκτρονικό τιμολόγιο τα ακόλουθα:
i) Απλό αρχείο εικόνας.
ii) Ένα σκαναρισμένο έγχαρτο τιμολόγιο (σε μορφή πχ. pdf), που αποστέλλεται στoν Φορέα μέσω email ή άλλου μέσου.
iii) Τιμολόγια που εκδίδονται μέσω της εφαρμογής "timologio" της ΑΑΔΕ. Η εφαρμογή αυτή δεν αποτελεί εφαρμογή έκδοσης ΗΤ αλλά παρέχει τη δυνατότητα στους οικονομικούς φορείς μηχανογραφικής έκδοσης και αυτόματης διαβίβασης τιμολογίων στην πλατφόρμα myData της ΑΑΔΕ. Τα εκδιδόμενα αυτά παραστατικά διατίθενται σε μορφή pdf ενώ η ευθύνη αποστολής τους στον λήπτη ανήκει στον εκδότη οικονομικό φορέα
Υπάρχουν τέτοιες περιπτώσεις, οι οποίες προκύπτουν από λάθη στον τρόπο συμπλήρωσης του ηλεκτρονικού αρχείου βάσει Εθνικού Μορφοτυπου. Το τιμολόγιο απορρίπτεται από το ΚΕΔ με ένα αρνητικό μήνυμα και δεν προωθείται στην Αναθέτουσα. Οι πάροχοι είναι ενήμεροι για τα αρνητικά μηνύματα που επιτρέπουν διόρθωση και επανυποβολή του τιμολογίου. Στις περιπτώσεις λήψης αρνητικού μηνύματος (σφάλματος), είναι εφικτή η επαναποστολή του ίδιου ηλεκτρονικού τιμολογίου χωρίς την επαναδιαβίβαση στο myDATA. Για τις περιπτώσεις αυτές θα ενημερωθείτε από τον συνεργαζόμενο πάροχο.
Ναι, βάσει της ισχύουσας νομοθεσίας της ΑΑΔΕ ένας πωλητής μπορεί να έχει περισσότερους του ενός παρόχους.
Σε κάθε περίπτωση ο Πάροχος για να υποβάλλει ηλεκτρονικά τιμολόγια σε φορείς του Δημόσιου τομέα πρέπει να έχει πιστοποιηθεί από :
α) την Επιτροπή Ελέγχου Καταλληλότητας της ΑΑΔΕ (Απόφαση Υφυπουργού Οικονομικών Α1035/2020)
β) τον οργανισμό Open PEPPOL AISBL ως σημείο πρόσβασης μέσω της Εθνικής Αρχής PEPPOL (ΓΓΠΣΨΔ)
γ) να έχει ολοκληρώσει με επιτυχία τους ελέγχους με το Κέντρο Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ) της ΓΓΠΣΨΔ
Είναι το τιμολόγιο που έχει εκδοθεί, διαβιβαστεί και παραληφθεί σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του. (ν.4601/19, αρθ.149, παρ. 1). Το ηλ. τιμολόγιο πρέπει να πληροί τις προϋποθέσεις και τους κανόνες που περιγράφονται στην ΚΥΑ για την αρχιτεκτονική και τη ΚΥΑ για το μορφότυπο (δες κεντρική σελίδα αναφορά στο Νομικό Πλαίσιο). Επομένως η τυχόν αποστολή ενός αρχείου εικόνας τιμολογίου (π.χ. αρχείο PDF, κ.λπ.) μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια Αναθέτουσα Αρχή, δεν μπορεί σε καμία περίπτωση να θεωρηθεί ηλεκτρονικό τιμολόγιο δημοσίων συμβάσεων.
Σύμφωνα με v. 4972/ 23-9-2022 (άρθρα 158-160) που αποτελεί την τροποποίηση του v. 4601/2019 για την Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στις Δημόσιες Συμβάσεις, όλες οι Αναθέτουσες Αρχές υποχρεούνται να παραλαμβάνουν ηλεκτρονικό τιμολόγιο ανεξαρτήτως ύψους π/υ σύμβασης. Επιπλέον η ηλεκτρονική τιμολόγηση αφορά όλα τα ηλεκτρονικά τιμολόγια που εκδίδονται για κάθε κατηγορία δαπάνης των αναθετουσών αρχών.
Με τον Εθνικό Μορφότυπο Ηλεκτρονικού Τιμολογίου (ΗΤ) ορίζονται τα πεδία και οι ομάδες πεδίων που πρέπει να συμπληρώνονται στο Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο πλαίσιο συναλλαγών B2G , για τη διασφάλιση της διαλειτουργικότητας, λαμβάνοντας υπόψη και το υπάρχον εθνικό, νομικό και επιχειρησιακό κανονιστικό πλαίσιο.
Το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο στο οικοσύστημα της κατά PEPPOL Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης βασίζεται στο ανοικτό πρότυπο XML (XSD schema της W3C) και συμμορφώνεται τεχνολογικά και σημασιολογικά ως προς τα πεδία, δομή, επιχειρησιακούς κανόνες, πιθανούς περιορισμούς και επεκτάσεις με το πρότυπο W3EN 16931-1:2017, με τις πανευρωπαϊκές προδιαγραφές του PEPPOL CIUS (Core Invoice Usage Specifications) και με τις ανά χώρα ειδικές προδιαγραφές-προσαρμογές του Εθνικού Μορφότυπου. Οι προσαρμογές των εθνικών μορφότυπων είναι στην ευθύνη της τοπικής PEPPOL Authority (PA), δεν παραβιάζουν το PEPPOL CIUS και δεν ισχύουν εκτός δικαιοδοσίας της PA. Σε περίπτωση μη συμμόρφωσης με τις προδιαγραφές των προαναφερθέντων προτύπων, το Ηλεκτρονικό Τιμολόγιο αυτόματα απορρίπτεται από τους μηχανισμούς ελέγχων του PEPPOL.
| ΚΩΔΙΚΟΣ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ | ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗΣ | ΜΗΝΥΜΑ PEPPOL |
| 0 | ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΚΕΔ | Message acknowledgement (AB) |
| 1 | ΛΗΨΗ ΑΠΟ ΙΤ | In Process (IP) |
| 2 | ΑΠΟΔΟΧΗ | Approved (AP) |
| 3 | ΣΕ ΕΠΕΞΕΡΓΑΣΙΑ | |
| 4 | ΑΠΟΡΡΙΨΗ | Rejected (RE) |
| 5 | ΠΛΗΡΩΜΗ | Paid (PD) |
| 6 | ΜΕΡΙΚΗ ΠΛΗΡΩΜΗ | Paid (PD) με περιγραφή για PPD |
| 7 | ΥΠΟ ΑΜΦΙΣΒΗΤΗΣΗ | Under query (UQ) |
| -50 | SOFT REJECT | Rejected (RE) με περιγραφή του SR για επαναποστολή |
| -55 | SOFT REJECT ERROR | Rejected (RE) με περιγραφή για λάθος επαναποστολή μετά από SR |
| -1 | ΑΠΟΡΡΙΨΗ PROJECT REFERENCE | |
| -2 | ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΑΔΑΜ | |
| -3 | ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΕΝΑΡΙΘΜΟΣ | |
| -4 | ΓΕΝΙΚΗ ΑΠΟΡΡΙΨΗ ΚΕΔ | |
| - | Άλλοι Κωδικοί απόρριψης |